Mengelola Sistem
Proyek
Apa Yang Membentuk
Proyek
Proyek yang sukses harus diselesaikan
tepat waktu, sesuai anggaran, dan memberikan produk berkualitas yang memuaskan
pengguna dan memenuhi persyaratan. Teknik manajemen proyek apat digunakan di seluruh SDLC. Pengembang
sistem dapat memulai proyek formal sebagai
sedini tahap investigasi awal, atau
kemudian, sebagai analisis, desain, dan kegiatan implementasi terjadi. Seperti
yang ditunjukkan pada dibawah ini :
terkadang Anda harus memutuskan apa
itu yang terpenting. Konsep yang sama berlaku untuk pengembangan sistem, di
mana faktor termasuk batas anggaran, batasan waktu, dan standar kualitas.
Seperti lihat-lihat pada dibawah ini :
proyek akan menjadi berhasil Namun,
jika satu faktor berubah, penyesuaian harus dilakukan. Karena faktor-faktor
berinteraksi terus-menerus, manajer proyek harus merespons segera. Misalnya,
jika proyek yang sangat kritis waktu mulai tergelincir, maka manajer proyek
mungkin harus memangkas beberapa fitur, mencari persetujuan untuk anggaran menambah,
menyederhanakan rencana pengujian, atau kombinasi dari ketiga tindakan. Sayangnya,
banyak proyek sistem gagal. Sebuah laporan oleh The Standish Group mencatat
bahwa hanya sepertiga dari semua proyek pengembangan perangkat lunak yang
berhasil, dalam arti mereka memenuhi target anggaran, jadwal, dan kualitas. Ketua
Standish Jim Johnson mengatakan bahwa perbaikan akan membutuhkan lebih baik alat
manajemen proyek, metode yang lebih iteratif, dan komunikasi yang lebih baik antara
pengembang proyek dan pengguna.
Apa yang
Dilakukan Manajer Proyek?
Apakah proyek melibatkan gedung kantor
baru atau sistem informasi, kepemimpinan yang baik sangat penting. Dalam proyek
sistem, manajer proyek, atau pemimpin proyek, biasanya adalah analis sistem
senior atau manajer departemen TI jika proyeknya besar. Seorang analis atau seorang
programmer / analis mungkin mengelola proyek yang lebih kecil. Selain manajer
proyek, sebagian besar proyek besar memiliki koordinator proyek. Koordinator
proyek menangani tanggung jawab administratif untuk tim dan bernegosiasi dengan
pengguna yang mungkin memiliki persyaratan yang bertentangan atau menginginkan
perubahan yang membutuhkan waktu atau biaya tambahan. Manajer proyek biasanya
melakukan empat kegiatan, atau fungsi: perencanaan, penjadwalan, pemantauan,
dan pelaporan.
- Perencanaan proyek termasuk mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan waktu penyelesaian dan biaya masing-masing.
- Penjadwalan proyek melibatkan pembuatan jadwal waktu tertentu, biasanya dalam bentuk bagan yang menunjukkan tugas, dependensi tugas, dan tugas penting yang mungkin tertunda proyek. Penjadwalan juga melibatkan pemilihan dan penempatan staf proyek dan menugaskan tugas spesifik kepada anggota tim. Penjadwalan proyek menggunakan grafik Gantt dan grafik PERT / CPM, yang dijelaskan pada bagian berikut.
- Pemantauan proyek membutuhkan panduan, pengawasan, dan koordinasi proyek beban kerja tim. Manajer proyek harus memantau kemajuan, mengevaluasi hasil, dan mengambil tindakan korektif bila perlu untuk mengendalikan proyek dan tetap tinggal tepat sasaran.
- Pelaporan proyek mencakup laporan kemajuan rutin kepada manajemen, pengguna, dan tim proyek itu sendiri. Pelaporan yang efektif membutuhkan keterampilan komunikasi yang kuat dan merasakan apa yang orang lain inginkan dan perlu tahu tentang proyek tersebut.
Apa Itu Pert /
CPM Chart?
Teknik Tinjauan Evaluasi Program (PERT)
dikembangkan oleh Angkatan Laut AS untuk mengelola proyek yang sangat kompleks,
seperti pembangunan kapal selam nuklir. Di kira-kira pada waktu yang sama,
Critical Path Method (CPM) dikembangkan oleh swasta industri untuk memenuhi
kebutuhan manajemen proyek yang serupa. Perbedaan antara keduanya metode telah
menghilang dari waktu ke waktu, dan hari ini tekniknya disebut baik PERT, CPM,
atau PERT / CPM. Buku teks akan menggunakan istilah PERT grafik.
PERT adalah teknik bottom-up, karena
menganalisis proyek besar, kompleks sebagai serangkaian tugas individu. Untuk
membuat bagan PERT, Anda terlebih dahulu mengidentifikasi semua tugas dan
estimasi proyek berapa banyak waktu setiap tugas akan dilakukan untuk
melakukan. Selanjutnya, Anda harus menentukan urutan logis di mana tugas harus
dilakukan. Misalnya, beberapa tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lainnya telah
selesai. Dalam situasi lain, beberapa tugas dapat dilakukan secara bersamaan.
Setelah Anda mengetahui tugas,
durasinya, dan urutan pelaksanaannya, Anda dapat menghitung waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Anda juga bisa mengidentifikasi
tugas-tugas spesifik yang akan sangat penting untuk penyelesaian proyek yang
tepat waktu. Sebuah contoh bagan PERT, yang oleh Microsoft disebut diagram
jaringan, ditunjukkan dalam layar lebih rendah pada Gambar dibawah ini :
Kegiatan Proyek
dan Langkah Perencanaan
Pada hari tertentu, manajer proyek
dapat melakukan satu atau lebih kegiatan yang terdaftar atas. Namun, seperti
yang ditunjukkan Gambar 3-5, setiap kegiatan adalah bagian dari kerangka kerja
yang lebih besar, yang mencakup tiga langkah utama dalam perencanaan proyek:
• Buat struktur rincian kerja.
• Identifikasi pola tugas.
• Hitung jalur kritis.
Matriks pada Gambar 3-5 di halaman
selanjutnya menunjukkan aktivitas khas proyek tersebut
pemimpin melakukan ketika proyek
berkembang. Ketika proyek menjadi operasional, dia atau
dia juga mengelola orang-orang,
jadwal, anggaran, dan kemajuan.
Estimasi Durasi Tugas
Durasi tugas dapat berupa jam, hari,
atau minggu tergantung pada proyeknya. Karena contoh berikut menggunakan hari,
unit pengukuran disebut orang-hari. Seseorang-hari mewakili pekerjaan yang
dapat dilakukan satu orang selesai dalam satu hari. Namun, pendekatan ini dapat
menimbulkan beberapa masalah.
Sebagai contoh, jika dibutuhkan satu
orang 20 hari untuk melakukan tugas tertentu, mungkin itu tidak benar dua orang
bisa menyelesaikan tugas yang sama dalam 10 hari atau yang bisa dilakukan 10
orang tugas dalam dua hari. Beberapa tugas dapat dibagi secara merata sehingga
dimungkinkan untuk menggunakan yang berbeda kombinasi waktu dan orang, hingga
titik tertentu. Misalnya, jika diperlukan dua persondays untuk menginstal kabel
untuk jaringan area lokal baru, satu orang mungkin melakukan tugas masuk dua
hari, dua orang dalam satu hari, atau empat orang dalam setengah hari. Dalam
kebanyakan analisis system tugas, bagaimanapun, waktu dan orang tidak dapat
saling dipertukarkan. Jika seorang analis membutuhkan dua jam untuk
mewawancarai seorang pengguna, dua analis juga akan membutuhkan dua jam untuk
melakukan wawancara yang sama.
Manajer proyek sering menggunakan
rumus tertimbang untuk memperkirakan durasi masing-masing tugas. Manajer proyek
pertama membuat tiga perkiraan waktu untuk setiap tugas: optimis, atau estimasi
kasus terbaik (B), estimasi kemungkinan kasus (P), dan pesimistis, atau kasus
terburuk estimasi (W). Manajer kemudian memberikan bobot, yang merupakan nilai
penting, untuk masing-masing memperkirakan. Berat dapat bervariasi, tetapi
pendekatan yang umum adalah dengan menggunakan rasio B = 1, P = 4, dan W = 1.
Durasi tugas yang diharapkan dihitung sebagai berikut:
Sebagai contoh, seorang manajer proyek
mungkin memperkirakan bahwa tugas konversi file mungkin selesai dalam
sedikitnya 20 hari atau bisa memakan waktu sebanyak 34 hari, tetapi kemungkinan
besar akan membutuhkan 24 hari. Menggunakan rumus, durasi tugas yang diharapkan
adalah 25 hari, dihitung sebagai berikut:
POLA TUGAS
IDENTIFIKASI
Tugas dalam struktur rincian kerja
harus diatur secara logis urutan yang disebut pola tugas. Bagian ini akan
menunjukkan kepada Anda bagaimana memahami dan membuat model grafis dari
pola-pola ini.
Apa itu Pola
Tugas?
Dalam proyek apa pun, besar atau
kecil, tugas bergantung satu sama lain dan harus dilakukan secara berurutan,
tidak seperti perintah dalam program perangkat lunak. Tugas pola dapat
melibatkan tugas yang tergantung, banyak tugas penerus, dan banyak tugas-tugas
pendahulunya. Dalam proyek yang lebih besar, pola-pola ini bisa sangat
kompleks, dan seorang analis harus mempelajari aliran logis dengan cermat.
Bagaimana Saya
Menggunakan Kotak Tugas untuk Membuat Model?
Dalam bagan PERT / CPM, tugas proyek
ditampilkan sebagai kotak persegi panjang, diatur dalam urutan di mana mereka
harus dilakukan. Setiap kotak persegi panjang, yang disebut kotak tugas,
memiliki lima bagian, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3-13. Setiap bagian
dari kotak tugas berisi penting informasi tentang tugas, termasuk Nama Tugas,
ID Tugas, Durasi Tugas, Mulai Hari / Tanggal, dan Selesai Hari / Tanggal.
NAMA TUGAS Nama tugas harus singkat dan deskriptif,
tetapi tidak harus
menjadi unik dalam proyek ini.
Misalnya, tugas bernama Wawancara Perilaku mungkin terjadi di beberapa fase
proyek.
TUGAS DURASI Durasi adalah jumlah waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu tugas.
Semua tugas harus menggunakan satuan
waktu yang sama, yang dapat berupa jam, hari, minggu, atau bulan, tergantung
pada proyeknya. Proyek aktual dimulai pada tanggal tertentu, tetapi juga bisa diukur
dari titik waktu, seperti Hari 1.
MULAI HARI /
TANGGAL Hari mulai /
tanggal adalah waktu tugas dijadwalkan untuk dimulai. Sebagai contoh, misalkan
proyek sederhana memiliki dua tugas: Tugas 1 dan Tugas 2. Juga misalkan Tugas 2
tidak dapat dimulai sampai Tugas 1 selesai. Analogi mungkin seperti itu Anda
tidak dapat menjalankan program sampai Anda menyalakan komputer Anda. Jika
Tugas 1 dimulai Hari 1 dan memiliki durasi tiga hari, itu akan selesai pada
Hari 3. Karena Tugas 2 tidak bisa mulai sampai Tugas 1 selesai, waktu mulai
untuk Tugas 2 adalah Hari 4, yang merupakan hari itu setelah Tugas 1 selesai.
SELESAI HARI / TANGGAL Hari selesai / tanggal
adalah waktu tugas dijadwalkan untuk diselesaikan. Untuk menghitung hari atau
tanggal selesai, Anda menambahkan durasi ke hari mulai atau tanggal. Ketika
Anda melakukan ini, Anda harus sangat berhati-hati untuk tidak menambahkan
terlalu banyak hari. Misalnya, jika tugas dimulai pada Hari 10 dan memiliki
durasi 5 hari, maka penyelesaiannya akan menjadi pada Hari 14 - bukan Hari 15.
Apa Jenis Utama
Pola Tugas?
Suatu proyek didasarkan pada pola
tugas. Dalam sebuah proyek besar, pola keseluruhannya dalah cukup kompleks, tetapi dapat dipecah
menjadi tiga pola dasar: tugas dependen, banyak tugas penerus, dan beberapa
tugas pendahulunya.
HITUNG JALAN
KRITIS
Pola tugas menentukan urutan
pelaksanaan tugas. Begitu urutan tugas telah ditentukan, manajer proyek dapat
menjadwalkan tugas dan menghitung jalur kritis.
Apa itu Jalur
Kritis?
Jalur kritis adalah serangkaian tugas
yang, jika ditunda, akan memengaruhi tanggal penyelesaia keseluruhan proyek. Jika ada tugas di
jalur kritis yang terlambat dari jadwal, seluruh proyek akan ditunda. Misalnya,
anggap Anda mengundang Joan dan Jim ke rumah Anda makan malam. Joan tiba tepat
waktu, tetapi Jim tiba terlambat 30 menit. Kedatangan Jim adalah bagian dari jalan
kritis, karena Anda tidak ingin memulai tanpa dia, sehingga makanan akan
disajikan 30 menit kemudian dari yang direncanakan.
Manajer proyek harus selalu menyadari
jalan kritis, sehingga mereka dapat merespons cepat untuk menjaga proyek tetap
pada jalurnya. Proyek Microsoft dan manajemen proyek lainnya perangkat lunak
dapat menyoroti serangkaian tugas yang membentuk jalur kritis.
Bagaimana Saya
Menghitung Jalur Kritis?
Gambar 3-21 menunjukkan proyek
pelatihan dengan lima tugas. Perhatikan bahwa analis telah mengatur tugas dan
memasukkan nama tugas, ID, dan durasi. Pertama, Anda harus meninjau tugas pola.
Dalam contoh ini, Tugas 1 diikuti oleh Tugas 2, yang merupakan tugas
tergantung. Tugas 2 memiliki dua tugas penerus: Tugas 3 dan Tugas 4. Tugas 3
dan 4 adalah tugas pendahulu untuk Tugas 5.
Langkah selanjutnya adalah menentukan
tanggal mulai dan selesai, yang akan menentukan kritis jalan untuk proyek.
Penjelasan berikut akan memandu Anda melalui langkah demi langkah
proses. Hasilnya ditunjukkan pada
Gambar 3-22 di halaman berikutnya :
- Tugas 1 dimulai pada Hari 1 dan memiliki durasi 10 hari, sehingga tanggal selesai adalah Hari 10.
- Tugas 2, yang tergantung pada Tugas 1, dapat dimulai pada Hari 11 – lusa Tugas 1 berakhir. Dengan durasi 30 hari, Tugas 2 akan berakhir pada Hari 40.
- Tugas 3 dan 4 adalah beberapa tugas penerus yang dapat dimulai setelah Tugas 2 selesai. Tugas 2 berakhir pada Hari 40, sehingga Tugas 3 dan 4 keduanya dapat dimulai pada Hari 41. Tugas 3 memiliki durasi 5 hari, dan akan berakhir pada Hari 45. Tugas 4 memiliki durasi 25 hari, dan tidak akan berakhir hingga Hari ke-65.
- Tugas 5 tergantung pada Tugas 3 dan 4, yang merupakan beberapa pendahulu. Karena Tugas 5 tergantung pada kedua tugas, itu tidak dapat mulai sampai tugas kedua nanti lengkap. Dalam contoh ini, Tugas 3 berakhir lebih awal, tetapi Tugas 4 tidak akan selesai sampai Hari 65, jadi Tugas 5 tidak dapat mulai sampai Hari 66.
Ingat bahwa jalur kritis adalah
serangkaian tugas yang, jika ditunda, akan memengaruhi tanggal penyelesaian
akhir dari keseluruhan proyek. Dalam contoh ini, Tugas 1 dan 2 adalah yang
pertama tugas di jalur kritis. Sekarang lihat Tugas 5, yang tidak dapat dimulai
sampai kedua Tugas 3 dan 4 selesai. Dalam hal ini, Tugas 4 adalah faktor
pengendali, karena Tugas 4 selesai Hari 65, yang merupakan 20 hari lebih lambat
dari Tugas 3, yang selesai pada Hari 45. Oleh karena itu, tanggal mulai untuk
Tugas 5 ditentukan oleh tanggal selesai untuk Tugas 4. Sebaliknya, Tugas 3 memiliki
waktu kendur, dan dapat ditunda hingga 20 hari tanpa mempengaruhi Tugas 5.
Waktu kendur adalah jumlah waktu tugas itu bisa terlambat tanpa mendorong
penyelesaian tanggal seluruh proyek. Tugas 1, 2, 4, dan 5 mewakili jalur
kritis, yang disorot dengan panah merah pada Gambar 3-22.
Mempertahankan
Jadwal
Mempertahankan jadwal proyek dapat
menjadi hal yang menantang, dan sebagian besar proyek berjalan setidaknya beberapa
masalah atau keterlambatan. Dengan memantau dan mengendalikan pekerjaan,
manajer proyek mencoba mengantisipasi masalah, menghindarinya atau meminimalkan
dampaknya, mengidentifikasi potensi solusi, dan pilih cara terbaik untuk
menyelesaikan masalah.
Semakin baik rencana semula, semakin
mudah untuk mengendalikan proyek. Jika jelas, dapat diverifikasi tonggak ada,
itu akan mudah untuk menentukan apakah dan kapan target tersebut tercapai. Jika
tonggak yang cukup dan sering ada pos pemeriksaan, masalah akan terdeteksi
dengan cepat. SEBUAH proyek yang direncanakan dan dijadwalkan dengan PERT / CPM
dapat dilacak dan dikendalikan menggunakan teknik yang sama ini. Ketika
pekerjaan berlanjut, manajer proyek merevisi rencana untuk catat waktu aktual
untuk tugas yang diselesaikan dan revisi waktu untuk tugas yang belum selesai. Manajer
proyek menghabiskan sebagian besar waktu mereka melacak tugas di sepanjang
jalur kritis, karena keterlambatan dalam tugas-tugas tersebut memiliki potensi
terbesar untuk menunda atau membahayakan proyek. Namun, tugas lain tidak dapat
diabaikan. Misalnya, anggap bahwa tugas yang tidak berada di jalur kritis
terlalu lama dan menghabiskan waktu kendur yang diberikan. Pada titik itu,
tugas sebenarnya menjadi bagian dari jalur kritis, dan penundaan lebih lanjut
akan mendorong kembali keseluruhan proyek.
MENGELOLA UNTUK
SUKSES
Agar berhasil, sistem informasi harus
memenuhi persyaratan bisnis, tetap di dalam anggaran, diselesaikan tepat waktu,
dan - yang terpenting - dikelola secara efektif. Ketika sebuah proyek
mengembangkan masalah, alasannya biasanya melibatkan bisnis, anggaran, atau menjadwalkan
masalah, sebagaimana dijelaskan di bagian berikut. Selain merencanakan dan
mengelola proyek, manajer proyek harus dapat mengenali masalah dan menangani mereka
secara efektif.
Masalah Bisnis
Tujuan utama dari setiap sistem adalah
untuk memberikan solusi untuk masalah bisnis atau kesempatan. Jika sistem tidak
melakukan ini, maka itu adalah kegagalan - terlepas dari positif Reaksi dari
pengguna, peningkatan anggaran yang dapat diterima, atau pengiriman tepat
waktu. Ketika sistem informasi tidak memenuhi persyaratan bisnis, maka
penyebabnya mungkin termasuk yang tidak dikenal atau persyaratan yang tidak jelas,
persetujuan yang tidak cukup, target yang tidak tepat, pintas atau pekerjaan
yang ceroboh selama analisis sistem, pilihan desain yang buruk, pengujian yang
tidak mencukupi atau prosedur pengujian yang tidak memadai, dan yang kurang
prosedur pengawasan perubahan. Sistem juga gagal karena perubahan budaya,
perubahan, atau tujuan organisasi. Sistem itu kekurangan kebutuhan bisnis juga
menghasilkan masalah bagi pengguna dan mengurangi karyawan moral dan
produktivitas.
Seperti yang Anda bicarakan di Bab 2,
proyek tanpa resolusi Karena mereka berkembang pesat, tanpa izin khusus, dalam
suatu proses disebut proyek creep. Namun, tetap saja menyusun proyek yang
diselesaikan dengan jelas, itu harus dikelola terus-menerus.
Masalah Anggaran
Overruns biasanya dihasilkan dari satu
atau lebih yang ini:
·
Perkiraan
tidak realistis yang terlalu optimis atau tidak sesuai informasi yang tidak
lengkap
·
Kegagalan
untuk mengembangkan estimasi akurat yang mempertimbangkan semua biaya selama
umur proyek
·
Pemantauan
kemajuan yang buruk dan respons yang lebih cepat terhadap tanda-tanda transisi
dini masalah
·
Jadwalkan
penundaan karena faktor-faktor yang tidak terduga
·
Masalah
sumber daya manusia, termasuk pergantian, pelatihan yang tidak memadai, dan
motivasi
Jadwalkan Masalah
Masalah dengan jadwal dan tonggak
proyek dapat menyebabkan kegagalan untuk meningkatkan tugas Mengatasi,
Memperbaiki antara Percobaan dan Perbaikan, Kontrol dan Kontrol yang buruk metode,
konflik kepribadian di antara anggota tim, atau pergantian personil proyek. Kegagalan
proyek TI juga dapat dihindari oleh teknik manajemen proyek yang buruk.
Jika manajer proyek gagal
merencanakan, staf, mengatur, mengawasi, berkomunikasi, memotivasi, mengevaluasi,
mengarahkan, dan mengendalikan dengan baik, maka proyek pasti gagal. Bahkan
ketika faktor-faktor di luar kendalinya berkontribusi pada kegagalan, manajer
proyek bertanggung jawab untuk mengenali tanda-tanda peringatan dini dan
menanganinya secara efektif.
BAB Ringkasan
Manajemen proyek adalah proses
perencanaan, penjadwalan, pemantauan, dan pelaporan pada pengembangan sistem
informasi. Proyek yang sukses harus diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran,
dan memberikan produk berkualitas yang memuaskan pengguna dan bertemu
Persyaratan. Teknik manajemen proyek
dapat digunakan di seluruh SDLC. Manajer proyek bertanggung jawab atas
perencanaan, penjadwalan, pemantauan proyek, dan pelaporan. Perencanaan
termasuk mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan waktu
penyelesaian dan biaya masing-masing. Penjadwalan proyek melibatkan penciptaan
spesifik jadwal, biasanya dalam bentuk grafik yang menunjukkan tugas,
dependensi tugas, dan tugas penting yang mungkin menunda proyek. Pemantauan
proyek membutuhkan panduan, pengawasan, dan koordinasi beban kerja tim proyek.
Manajer proyek harus memantau kemajuan, mengevaluasi hasil, dan mengambil
tindakan korektif bila perlu untuk mengendalikan proyek dan tetap pada target.
Pelaporan proyek mencakup kemajuan rutin melaporkan kepada manajemen, pengguna,
dan tim proyek itu sendiri. Pelaporan yang efektif membutuhkan keterampilan
komunikasi yang kuat dan rasa apa yang diinginkan dan perlu diketahui orang
lain entang proyek.
Perencanaan, penjadwalan, pemantauan,
dan pelaporan semua terjadi dalam proyek yang lebih besar kerangka kerja
pengembangan, yang mencakup tiga langkah utama: membuat rincian pekerjaan struktur,
mengidentifikasi pola tugas, dan menghitung jalur kritis.
Struktur rincian kerja harus secara
jelas mengidentifikasi setiap tugas dan menyertakan perkiraan durasi. Tugas,
atau aktivitas, adalah pekerjaan apa pun yang memiliki awal dan akhir serta membutuhkan
penggunaan sumber daya perusahaan seperti orang, waktu, atau uang. Waktu dan
biaya perkiraan untuk tugas biasanya dibuat dalam hari orang. Seseorang-hari
mewakili pekerjaan yang bisa diselesaikan satu orang dalam satu hari.
Memperkirakan waktu untuk proyek kegiatan lebih sulit dengan sistem yang lebih
besar. Manajer proyek harus mempertimbangkan ukuran dan ruang lingkup proyek,
sumber daya TI, pengalaman sebelumnya dengan proyek atau sistem serupa, dan
kendala yang berlaku. Selain tugas, setiap proyek memiliki acara, atau tonggak
sejarah. Suatu peristiwa, atau tonggak sejarah, adalah titik referensi yang
dapat dikenali yang dapat Anda gunakan memantau kemajuan.
Pola tugas menetapkan urutan pekerjaan
dalam suatu proyek. Pola tugas melibatkan tugas tergantung, beberapa tugas
penerus, dan beberapa tugas pendahulunya. Dalam proyek yang lebih besar,
pola-pola ini bisa sangat kompleks. Jalur kritis adalah serangkaian tugas yang,
jika ditunda, akan memengaruhi tanggal penyelesaian dari keseluruhan proyek.
Jika ada tugas di jalur kritis jatuh di belakang jadwal, keseluruhan proyek
akan tertunda. Tugas di jalur kritis tidak dapat memiliki waktu kendur. Untuk
mengidentifikasi jalur kritis, Anda menghitung tanggal mulai dan selesai untuk
setiap tugas, yang akan menentukan jalur kritis untuk proyek.
Dalam penjadwalan proyek, manajer
proyek mengembangkan waktu tertentu untuk setiap tugas, berdasarkan sumber daya
yang tersedia dan apakah tugas tergantung pada tugas pendahulunya atau tidak.
Manajer dapat menggunakan alat grafis seperti Gantt chart dan PERT chart untuk
membantu dalam proses penjadwalan.
Gantt chart adalah diagram batang
horizontal yang menggambarkan jadwal proyek seiring waktu pada sumbu horizontal
dan tugas diatur secara vertikal. Ini menunjukkan tugas dan tugas individu grup,
yang mencakup beberapa tugas. Dalam bagan Gantt, panjang bilah menunjukkan durasi tugas. Bagan Gantt dapat
menampilkan kemajuan, tetapi tidak menunjukkan rincian dependensi tugas atau
penugasan sumber daya kecuali bagan itu dibuat dengan program manajemen proyek
yang mendukung penautan ketergantungan dan masuknya informasi lainnya.
Bagan PERT / CPM menunjukkan proyek
sebagai diagram jaringan dengan tugas yang terhubung panah. Menggunakan metode
perhitungan yang ditentukan, manajer proyek menggunakan bagan PERT untuk
menentukan durasi keseluruhan proyek dan memberikan informasi spesifik untuk setiap
tugas, termasuk ID tugas, durasinya, waktu mulai dan selesai, dan urutan yang
harus dilakukan. Dengan informasi ini, manajer dapat menentukan jalur kritis,
yang merupakan urutan tugas yang tidak memiliki waktu kendur dan harus
dilakukan sesuai jadwal untuk memenuhi tenggat waktu proyek secara keseluruhan.
Sebagian besar manajer proyek
menggunakan perangkat lunak yang kuat seperti Microsoft Project dan Open Meja
kerja untuk merencanakan, menjadwalkan, dan memantau proyek. Manajer proyek
bertanggung jawab untuk manajemen risiko, yang merupakan proses
mengidentifikasi, menganalisis, mengantisipasi, dan memantau risiko untuk
meminimalkan dampaknya terhadap proyek.
Pada akhirnya, setiap sistem informasi
yang sukses harus mendukung persyaratan bisnis, tetap sesuai anggaran, dan
diselesaikan tepat waktu. Manajemen proyek yang baik melibatkan keterampilan yang
sama seperti manajemen lainnya. Manajer proyek harus tanggap, analitis,
teratur, dan komunikator yang baik. Jika manajer proyek merasakan bahwa proyek
berada di luar jalur, ia harus mengambil langkah segera untuk mendiagnosis dan
menyelesaikan masalah. Jika manajer proyek gagal merencanakan, staf, mengatur,
mengawasi, berkomunikasi, memotivasi, mengevaluasi, mengarahkan, dan
mengendalikan dengan benar, maka proyek pasti gagal. Bahkan Ketika faktor-faktor
di luar kendalinya berkontribusi pada kegagalan, manajer proyek bertanggung
jawab untuk mengenali tanda-tanda peringatan dini dan menanganinya secara
efektif.
Contoh Gambaran
Studi kasus SCR Associates adalah
simulasi berbasis web itu memungkinkan Anda untuk melatih keterampilan Anda di
lingkungan dunia nyata. Itu studi kasus membawa Anda ke intranet SCR, tempat
Anda selesai 12 sesi kerja, masing-masing selaras dengan satu bab. Saat Anda
mengerjakan kasus ini, Anda akan menerima e-mail dan pesan suara, dapatkan
informasi dari perpustakaan online SCR, dan lakukan berbagai tugas.
Bagaimana saya
menggunakan masalah (use case)?
·
Tinjau
materi latar belakang SCR di Bab 1.
·
Baca
Pratinjau untuk sesi ini dan pelajari Daftar Tugas
·
Kunjungi
situs Web Sistem Informasi Manajemen Sistem di www.cengagebrain.com,
navigasikan ke Simulasi Kasus SCR, dan cari tautan intranet.
·
Masukkan
nama Anda dan kata sandi sad9e. Layar pembuka akan menampilkan 12 sesi.
·
Pilih
sesi ini. Periksa email dan pesan suara Anda dengan hati-hati, dan kemudian
kerjakan tugas.
Pratinjau: Sesi 3
Sistem TIMS telah disetujui oleh
manajemen puncak. Jesse Baker, manajer grup sistem, telah meminta Anda untuk
membantunya mengelola proyek. Dia mengatakan itu akan menjadi peluang besar
untuk pelajari lebih lanjut tentang manajemen proyek dan latih keterampilan
Anda, sehingga Anda dapat menangani proyek masa depan sendiri. Dia secara
khusus menyarankan agar Anda terbiasa dengan pekerjaan struktur kerusakan, pola
tugas, dan perhitungan jalur kritis. Untuk memastikan itu Anda siap, Anda
memutuskan untuk mempelajari bab manajemen proyek di buku teks Anda sebelumnya memulai
tugas.
CASE STUDIES
New Century
Health Clinic
New Century Health Clinic menawarkan
pengobatan pencegahan dan perawatan medis tradisional. Di Anda berperan sebagai
konsultan TI, Anda akan membantu New Century mengembangkan sistem informasi
baru.
Latar Belakang
Untuk memastikan kualitas, biaya, dan
ketepatan waktu dari sistem informasi baru, New Century sedang mempertimbangkan
pendekatan manajemen proyek. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik
tentang proyek manajemen, Dr. Jones menghubungi Precision Planning, sebuah
perusahaan konsultan yang berspesialisasi dalam mengelola proyek jenis ini. Dia
mengundang perusahaan untuk menyampaikan presentasi singkat tentang konsep dan
keuntungan manajemen proyek, dan untuk mengajukan proposal untuk layanan
konsultasi manajemen proyek.
Anda bergabung dengan Precision
Planning dua tahun lalu sebagai asisten proyek, setelah bekerja dua tahun musim
panas sebagai siswa magang. Atasan Anda, Charlie West, meminta Anda untuk
mengembangkan presentasi untuk New Century dan Anda bersemangat tentang
kesempatan itu. Charlie mengatakan itu Tujuan utamanya adalah untuk memberikan
presentasi yang jelas dan informatif.
Charlie ingin Anda memasukkan
topik-topik berikut dalam presentasi Anda: tinjauan umum tentang manajemen
proyek dan sejarahnya, deskripsi proses, dan penjelasan tentang istilah dan
konsep yang paling penting. Charlie juga ingin Anda menggambarkan identifikasi
tugas, berbagai jenis hubungan antar tugas, dan jadwal pengembangan. Dia bilang
kamu harus menunjukkan bagaimana grafik Gantt dan PERT / CPM dikembangkan, dan
bagaimana grafik tersebut dapat digunakan untuk merencanakan, melacak, dan
mengendalikan proyek. Charlie juga mengatakan bahwa presentasimu harus
memasukkan spesifik contoh untuk menggambarkan semua poin utama.
Tugas
- Buat presentasi Microsoft PowerPoint yang akan memenuhi persyaratan itu Charlie menjelaskan padamu.
- Buat selebaran Microsoft Word yang akan memenuhi persyaratan yang diuraikan Charlie untuk Anda.
- Buat contoh manajemen proyek dengan setidaknya enam tugas. Tetapkan durasi dan dependensi tugas. Setidaknya tiga tugas harus bergantung pada tugas lain. Gunakan contoh ini untuk menampilkan grafik Gantt.
- Gunakan data yang sama dengan Penugasan 3 untuk menampilkan grafik PERT / CPM.
Comments
Post a Comment